الإدارة العامة لمركز المحفوظات الوثائق

ترتبط بالوكالة المساعدة للخدمات المساندة.

الهدف:
 تنظيم أعمال حفظ الوثائق في الوزارة بما يحقق المحافظة على الوثائق والمحفوظات وصيانتها وتصنيفها وفهرستها وبما يكفل سرعة الرجوع إلى ما تدعو الحاجة إليه والإشراف على تحويل الوثائق والمحفوظات وأرشفتها إلكترونياً وتنظيم عمليات التداول والسيطرة على حجم تضخم المحفوظات مستقبلاً. وبما يحقق متطلبات العمل وخدمة المستفيدين وفق السياسات والأنظمة واللوائح المنظمة.

المهام:
  • إعداد الخطة السنوية للمركز وتنفيذها بعد اعتمادها.
  • اقتراح السياسات والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في المركز ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
  • وضع التنظيمات الفنية والقواعد والتعليمات اللازمة لإنتاج وتصنيف وترميز وفهرسة وحفظ واسترجاع وفرز وترحيل وإتلاف وثائق ومحفوظات الوزارة ومتابعة تطبيقها بالتنسيق مع الوحدات الإدارية الأخرى في الوزارة ووفق الأنظمة والتعليمات الصادرة في ذلك
  • تهيئة مستودع الحفظ المركزي وتجهيزه بجميع ما يحتاج إليه من أجهزة وأدوات ووسائل تمكنه من حفظ الوثائق والمحافظة عليها.
  • استقبال جميع الوثائق غير النشطة المحالة من الوحدات الإدارية في الوزارة وتنظيمها وحفظها وصيانتها وتحديد أسلوب تداولها وفقاً لمتطلبات نظام الوثائق والمحفوظات في المملكة ولوائحه التنفيذية.
  • تزويد الوحدات الإدارية في الوزارة بما تطلبه من وثائقها المرحلة للمركز وفق الإجراءات المحددة لذلك.
  • إجراء الفرز الدوري لمحتويات المستودع من الوثائق غير النشطة وتطبيق لوائح الفرز والترحيل والإتلاف عليها وفق ما تقضي به الأنظمة واللوائح.
  • المشاركة في أعمال اللجنة الدائمة للوثائق وفي اللجان الأخرى ذات العلاقة بنشاط الوثائق.
  • التنسيق والتعاون مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات والمراكز الأخرى المشابهة في مجال عمله.
  • الإشراف على تحويل الوثائق والمحفوظات في الوزارة إلى أنظمة الأرشفة الإلكترونية.
  • الإشراف على تحويل الوثائق والمستندات في الوزارة إلى أوعية الحفظ الحديثة المتوافقة مع أنظمة الأرشفة الإلكترونية.
  • اقتراح الأنظمة والبرامج والأجهزة الملائمة لمتطلبات الحفظ التقني ومتابعة تأمينها والعمل على تشغيلها وصيانتها.
  • إصدار وتحديث أدلة العمل في المركز.
  • تنظيم العمل داخل المركز وإعداد دليل لإجراءات العمل يشمل جميع أعمال المركز.
  • إعداد وتطوير النماذج اللازمة لسير عمل المركز.
  • وضع معايير لقياس الأداء لجميع الأنشطة المتعلقة بالمركز ومراجعتها وتطويرها بصفة مستمرة بالتنسيق مع الإدارات المختصة.
  • تنظيم وحفظ الوثائق الخاصة بالمركز بالطريقة التي تسهل سرعة استرجاعها والاستفادة منها.
  • تحديد احتياجات المركز من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
  • تقديم تقارير دورية عن إنجازات المركز واقتراحات تطوير العمل به.
  • ​أية مهام أخرى يكلف بها المركز في مجال اختصاصه.


آخر تعديل 05 شعبان 1440
أضف تعليق
تقييم المحتوى   
شارك على